Многим предприятиям нельзя просто выкинуть отработанную оргтехнику, даже если сломается или срок службы закончится. Чтобы сделать это, нужно заполнить множество документов и составить акт по определенному алгоритму. Это требуется для того, чтобы сделать расход средств прозрачным. Основные лица, которые запрашивают такие сведения, – это инвесторы, налоговые органы и акционеры компании. Рассмотрим процедуру амортизации оргтехники подробнее.
Методы определения срока службы оборудования
Для принтера, копира, МФУ и других видов оборудования вашего офиса прописывается срок использования. Указывается время использования не только самой техники, но и расходных материалов для нее. Так картридж обычно можно перезаправить 2-3 раза, в зависимости от требований производителя.
Для копиров и принтеров есть несколько простых методов амортизации:
- определение срока службы в зависимости от того, что было указано производителем;
- расчет количества перезаправок картриджа и сделанных оттисков;
Также оборудование может быть списано в результате поломки, не позволяющей использовать его в соответствии со всеми требованиями.
Если компания собирается продать свою технику, амортизационные расчеты будут использоваться при выяснении остаточной стоимости. Существует практика, когда амортизационные расходы приравнивают к текущей стоимости оргтехники аналогичной марки или уровня на рынке.
Выбор способа амортизации будет зависеть от конкретных условий. Стимулом для того, чтобы провести расчеты, станет не только выход из строя, но и необходимость продажи компании с имуществом и конкретным оборудованием.
Как проводится списание оргтехники?
Для компаний разного типа процедура будет отличаться. Сложнее всего она в государственных компаниях, где за расходом средств внимательно следят надзорные органы и нужно четко обосновывать затраты на переоборудование.
Сложно обстоят дела в товариществах, где есть несколько владельцев и АО с большим количеством акционеров.
Организации из госсектора предстоит следовать следующему алгоритму:
- Найти компанию, которая специализируется на оценке текущего состояния техники. Она должна обосновать в отдельном документе, по каким причинам дальнейшая эксплуатация оборудование невозможна.
- Заверить акт, в котором будут указаны причины списания. Это может быть поломка, окончание отведенного срока.
- Провести отключение и демонтаж оборудования. Иногда проводится и разборка устройств.
- Передать имущество на профессиональную утилизацию.
- Дождаться проведения работ по переработке и получить в свое распоряжение документы, в которых будет указана не только стоимость, но и все основные использованные методы.
После этого ответственные лица могут запросить предоставление полного отчета о проведенной переработке с указанием потраченных средств.
Чтобы утилизация списанной оргтехники прошла по всем правилам и документы были в порядке, лучше всего обратиться в профильную компанию. Это позволит значительно сэкономить время и силы на проведение всего списка работ.